Auteur: adminbs

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Jérôme a démarré son nouvel emploi en tant que Chef de projets IT pendant le premier confinement. « J’ai mis presque cinq mois avant de rencontrer les membres de mon équipe. Mon manager était aux abonnés absents. Je connais mon travail. Mais si l’on ne me donne pas de directives ? Si on ne m’explique pas ce que je dois faire concrètement ? Comment être efficace dans ces conditions ? ». Sa période d’essai a été reconduite pour finalement ne pas être validée.

L’accueil et l’intégration – ou onboarding – des nouveaux employés est un moment clé pour les entreprises. Jeunes diplômés ou professionnels aguerris, tous ont besoin d’être accompagnés au mieux pour bien démarrer dans leur nouveau poste. C’est une nécessité pour eux – après tout, ils se sont mis en danger en quittant leur précédente structure pour vous rejoindre – mais aussi pour vous, employeur : quelle perte de temps et d’argent quand un profil prometteur ne peut pas donner le meilleur de lui-même ! La situation actuelle (management à distance, activité partielle, risques sanitaires, etc.) implique la nécessité d’une attention particulière.

Nous, experts des ressources humaines, sommes créateurs de liens. Nous avons la responsabilité de la sélection des profils en amont, mais aussi de leur accueil. Et c’est vers nous qu’ils se tourneront en cas de nécessité.

Comment, dans ce contexte de crise sanitaire, maintenir et optimiser les procédures d’onboarding ? C’est une question de rétention des talents et plus largement, de bien-être au travail.

• Les démarches administratives : anticiper l’arrivée du collaborateur, activer la mise en œuvre du contrat et engager la collaboration

Les démarches internes de création de matricule, de commande de matériel (ordinateur, téléphone par exemple), d’établissement d’un badge répondent aux mêmes process qu’habituellement définis. Il vous faudra cependant faire preuve de bien plus d’anticipation : dans un contexte d’activité partielle (chômage partiel lorsque c’est le cas), le temps de mise en œuvre des démarches ci-dessus étant être rallongé.

En amont, certains solutions cloud de gestion RH vous seront très utiles ; à la fois pour collecter les informations administratives des intéressés (les échanges de documents doivent être majoritairement dématérialisés), mais aussi pour les informer quant à l’organisation et l’actualité de l’entreprise / de leur département.

Une fois le nouveau collaborateur en poste, les envois sont réalisés via cette même plateforme ou par mail : signature du contrat de travail, envoi des chartes, règlement intérieur, adhésion mutuelle et prévoyance, notice bulletin de paie, Charte Informatique, etc.

• L’intégration : en présentiel ou derrière votre écran, soyez présent !

Pendant le parcours d’intégration et pour vos interactions manager/ équipe, trouvez le juste milieu entre digitalisation et présentiel.

Imaginez votre premier jour de travail dans une nouvelle entreprise. On vous montre votre poste de travail : « voici votre chaise, vos accès à votre boîte mail. Allez, salut et bonne chance ! ». La mise en situation est caricaturale et poussée à l’extrême, mais n’est-ce pas ce que tout nouvel employé non accompagné pourrait ressentir ? En ce qui concerne l’intégration, privilégiez absolument un accueil en présentiel, à minima le premier jour. Cet accueil permet d’effectuer la remise du matériel / un welcome kit et de présenter l’environnement de travail. Selon les évolutions gouvernementales et les mesures sanitaires définies, une réunion physique ou virtuelle peut être organisée afin de présenter l’équipe et les personnes « clés » dans le process d’intégration ; un ou deux membres de l’équipe pourront être associés à cet accueil afin de faciliter l’entrée en relation/faire connaissance.

La durée de la présence sur site doit être ajustée en fonction du poste et du profil du collaborateur. Elle doit être limitée, dans un premier temps, aux « indispensables » non réalisables à distance/en télétravail. Elle pourra s’échelonner sur plusieurs jours si nécessaire pour privilégier ensuite un mode de collaboration majoritairement en télétravail.

Quels sont ensuite les bons réflexes à adopter dans le cadre d’un management à distance ? Dans un mode organisationnel majoritairement en télétravail, la phase d’onboarding d’un nouveau collaborateur au sein d’une équipe nécessite que soient mis en œuvre les fondamentaux du management. Ils sont, plus que jamais, indispensables à sa réussite : réunion d’équipe hebdomadaire, points d’échanges réguliers, identification d’un « référent/tuteur » disponible pour répondre aux questions et faciliter l’intégration et la montée en compétences, cadrage de l’activité et définition d’objectifs dans le cadre des responsabilités progressivement confiées.

La mise en place de ces rituels, rendez-vous réguliers, est indispensable pour éviter l’isolement. Ils peuvent être également informels : petits déjeuners, pauses café, afterworks en visio conférence (faute de pouvoir organiser des évènements conviviaux / teambuilding).

• Présentations, formations, coaching : quel(s) support(s) pour optimiser cet onboarding ?

Certaines structures prévoient de digitaliser le parcours d’intégration des nouveaux arrivants : présentation générale sur le groupe, son histoire, sa culture, son activité et la vie d’entreprise, puis plus spécifiquement des contenus en lien avec leur métier, leur direction d’accueil et leur futur lieu de travail. Ils sont également guidés dans leurs démarches administratives si non encore effectuées, et ont la possibilité de donner leurs feedbacks sur trois moments clés de leur intégration : process de recrutement, première semaine et premier mois. Il est ainsi possible de donner de la visibilité aux managers sur leur état d’esprit et sur leurs points d’attention particuliers.

D’autres entreprises vont encore plus loin en optant (en plus des formations obligatoires ou formations métiers, management) pour des thématiques diverses de développement personnel : télétravail, booster ses réunions, gérer son temps et ses priorités, prise de parole en public, pratiques bien être …

Enfin, de nombreux organismes de formation ou coaching, ou applications de bien-être (telles que Petit Bambou pour la méditation, Gymlib pour le sport) ont su répondre à certains problématiques auxquelles nous sommes finalement tous confrontés : comment conserver la dynamique collaborative avec l’entreprise tout en assurant un équilibre vie pro / vie perso ?